ТОП-12 BPM-систем в 2024 году

Начиная с 2020 года спрос на системы для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов непрерывно растет. По разным оценкам выручка вендоров в данной сфере увеличилась на 42-45% к концу 2022 года. Это объясняется тем, что компании стремятся улучшить бизнес-процессы, повысить эффективность сотрудников и избежать ошибок в условиях кризиса.

В статье мы собрали ТОП-12 BPM-систем в 2023 году, которые помогут сделать процессы внутри организации прозрачными и понятными, а значит вывести бизнес на качественно новый уровень.

Системы управления бизнес-процессами компании: определение и примеры

BPM (Business Process Management System) – система управления, при которой бизнес-процессы организации являются ее самостоятельным ресурсом. При таком подходе для оптимизации и автоматизации этих процессов используются специальные BPM-системы – программное обеспечение со специализированной функциональностью.

BPM-системы позволяют компании улучшить сразу несколько показателей:

• Повысить скорость работы. Системы помогают автоматизировать рутину, снизить нагрузку на специалистов и сократить количество однотипных задач, на которые уходит рабочее время сотрудников. Кроме того, в компании появляются четкие алгоритмы и регламенты для работы над проектами.
• Улучшить качество процессов. Понятные инструкции и утвержденные планы действий помогают избежать ошибок.
• Создать гибкую систему. Программа позволяет компаниям быть мобильными, принимать оптимальные решения в короткие сроки и масштабировать любые процессы максимально экологично и эффективно.
• Выстроить грамотное управление. За счет того, что системы собирают статистику и помогают увидеть объективную картину по всем процессам, руководителям намного проще контролировать работу и строить грамотную стратегию развития, опираясь на факты.

BPM-системы – это набор удобных инструментов и технологий, которые не только повышают качество рабочих процессов, но и делают сотрудников более вовлеченными. Каждое подразделение и отдел компании действует по заданным сценариям и правилам, поэтому людям проще оценивать свои действия и их результаты.

Команда Monitask составила рейтинг из 12 лучших BPM-систем, опираясь на мнение пользователей и экспертов. При выборе программ мы опирались на несколько основных критериев:

• Потребности российских компаний, запросы которых зачастую сильно отличаются от западных.
• Технологическое наполнение – количество задач, которые позволяет решить система, и возможность доработки программного обеспечения под решение конкретных пользовательских запросов.
• Стоимость продукта. Конечно, на рынке представлены бесплатные системы для управления и оптимизации бизнес-процессов. Однако, их функциональность сильно ограничена и это создает серьезные ограничения для компаний.

Лучшие системы управления бизнес-процессами в 2023 году

1. Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform – это продукт от отечественного разработчика, который позволяет создавать BPM-системы и бизнес-приложения с помощью low-code. Он прост в использовании, поскольку разработку и настройку приложений могут осуществлять сотрудники предприятия без навыков программирования. Одним из главных преимуществ Comindware Business Application Platform является возможность быстро реализовать минимально жизнеспособный продукт всего за 1 месяц.

Функциональность платформы довольно обширная и подходит как для управление взаимоотношениями с клиентами, так и для обработки заявок в Service Desk. Система может выступать самостоятельным инструментом для решения конкретных задач, так и лечь в основу цифровой трансформации предприятия.

По результатам 2021 года эксперты CNews Analytics признали Comindware Business Application Platform крупнейшей в России BPMS-системой, в уже в 2022 году вендор выпустил на рынок готовое решение для управления закупками, которое можно запустить всего за пару дней.

В мае 2022 года была выпущена новая версия low-code BPM-платформы, которая позволяет цифровизировать бизнес-процессы еще быстрее и эффективнее. Новый визуальный редактор выражений, условий и фильтров уменьшает необходимость написания скриптов, а новый конструктор форм и списков – выполнить настройки быстрее и удобнее.

Преимущества системы:

• Множество настроек и широкие возможности для адаптации.
• Поддержка BPMN – мирового стандарта моделирования бизнес-процессов.
• Обширная библиотека процессов, которая содержит более 100 шаблонов.
• Функция построения процессной архитектуры – можно визуализировать и наглядно рассматривать связи между процессами.
• Подробная аналитика, отчетность и инфографика.

Недостатки:

• Отсутствие готовых решений под разные отрасли.
• Сложный интерфейс в мобильном приложении.
• Нехватка пользовательских инструкций.

Стоимость зависит от выбранного тарифа и потребностей бизнеса. Так, индивидуальная разработка будет стоить от 1 499 000 рублей. Демоверсия предоставляется на 90 дней.

2. ELMA

Система управления бизнес-процессами ELMA BPM – это решение, которое помогает организациям повысить эффективность взаимодействия сотрудников и контролировать их деятельность, чтобы улучшить работу всей компании. Благодаря платформе можно организовать удобный документооборот, наладить операционную деятельность и усилить внутреннюю коммуникацию между членами команды.

В основе системы – международный стандарт BPMN, предназначенный для моделирования гибких бизнес-процессов. Поэтому данная система позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании.

Преимущества:

• Доступная стоимость лицензии.
• Интуитивно понятный дизайнер бизнес-процессов, которые позволяет провести автоматизацию в короткий срок.
• Возможность удаленной работы с программой без установки специального программного обеспечения через браузер.
• Удобный интерфейс, в котором разберутся даже далекие от технологий сотрудники.
• Наличие подробных пользовательских инструкций в открытом доступе.

Недостатки:

• Невозможность приобрести отдельные дополнительные модули.
• Ограниченная функциональность.

Стоимость: есть бесплатная версия ПО для 5 пользователей. Для компаний численностью до 200 пользователей лицензия обойдется в 45 000 рублей, а стоимость корпоративного решения обсуждается в индивидуальном формате.

3. Первая форма

Данная система управления бизнес-процессами класса workflow разработана российскими специалистами. С ее помощью можно автоматизировать задачи, организовать единое информационное пространство, выстроить внутренние коммуникации, обеспечить максимальную кибербезопасность и защиту данных.

В связи с уходом некоторых зарубежных вендоров, компании стали чаще выбирать отечественные разработки. Данное решение оптимизировано под большинство сфер: от торговли и консалтинга до производственных корпораций и строительных компаний.

Отличие «Первой формы» – широкий инструментарий и возможность объединить все бизнес-процессы в одном сервисе.

Преимущества:

• Учтены все потребности и особенности российского бизнеса.
• Простой процесс внедрения в компании любого размера.
• Множество полезных модулей: управление продажами, документооборот и другие.
• Интеграция с большинством бизнес-программ, телефонией и почтовыми клиентами.

Недостатки:

• Новая система, которая продолжает развиваться и дорабатываться.

Стоимость рассчитывается индивидуально, цена лицензии начинается от 3 000 рублей за 1 пользователя за 3 месяца.

4. LeaderTask

Система объединяет в себе возможности электронного органайзера, персонального информационного менеджера, менеджера контактов и удобного планировщика. Программой пользуются тысячи компаний – за счет своей универсальности и широкой функциональности она подходит для большинства сфер.

Сервис позволяет выстроить эффективный тайм-менеджмент и создать единую информационную базу компании. Он интегрируется со всеми цифровыми платформами и предоставляет пользователям гибкую систему настроек под разные потребности и возможности.

Преимущества:

• Бесплатная базовая версия.
• Множество функций для стратегического и ежедневного планирования, как в команде, так и в индивидуальном формате.
• Наличие технической поддержки.

Недостатки:

• Недоработанная кроссплатформенность. Например, веб-версия уступает в возможностях.
• Отсутствие синхронизации с почтовым клиентом по IMAP.

Стоимость: есть бесплатная версия для 1 пользователя. Цена лицензии начинается от 249 рублей в месяц за 1 сотрудника.

5. Bitrix24

Пожалуй, самая известная в России система для управления и автоматизации бизнес-процессов. По словам вендора, решением пользуются более 1 500 000 компаний по всему миру. За счет своей функциональности сервис могут использовать организации из любых сфер.

Bitrix24 – это система с открытым исходным кодом, поэтому ее можно легко дорабатывать под потребности бизнеса. Кроме того, BPM объединяет в себе возможности CRM, социальных сетей, корпоративного портала, мессенджера, планировщика и так далее.

Преимущества:

• Обширный инструментарий и возможность настроить BPM под любые задачи.
• Интеграция с большинством корпоративных сервисов.
• Наличие бесплатной версии.

Недостатки:

• Сложный интерфейс – чтобы пользоваться всеми доступными функциями, придется пройти обучение.
• Интеграция с 1С доступна только в платном тарифе.

Стоимость: есть бесплатная версия для 12 пользователей. Стоимость лицензии начинается от 990 рублей в месяц.

6. Directum RX

Directum RX – это уникальная платформа BPM, разработанная в России для управления цифровыми документами и процессами. Она поддерживает одновременное подключение до нескольких тысяч пользователей и обладает готовым набором бизнес-решений для большого спектра задач, связанных с документооборотом, делопроизводством, архивацией и возможностью тонкой доработки без знаний программирования.

Благодаря современной архитектуре сервис обеспечивает высокие показатели производительности, безопасности и отказоустойчивости системы. Даже при высоких нагрузках, система остается отзывчивой и быстрой. Распределение хранилищ файлов создает дополнительные удобства для сотрудников, работающих удаленно.

Преимущества:

• Возможность интеллектуальной обработки документации.
• Простая модификация сервиса под разные бизнес-задачи.
• Кроссплатформенность и возможность работать как локально, так и в облачном сервисе.

Недостатки:

• Ограниченная функциональность для доработки.
• Отсутствие системы для расширения матрицы.

Стоимость: есть бесплатная демо версия, стоимость лицензии рассчитывается индивидуально.

7. Docsvision

 Платформа позволяет автоматизировать работу с документами, наладить управление бизнес-процессами, а также выполняет функцию планировщика. Сервис объединяет в себе множество полезных решений. Такой формат достигается за счет специальных конструкторов, которые делают ее максимально гибкой и адаптивной.

Дорабатывать систему могут сотрудники, не имеющие специальной подготовки в разработке и программировании. Сама программа выглядит, как единая информационная база – она состоит из карточек, справочников, папок, отчетов и других ценных объектов.

Преимущества:

• Возможность настроить профиль пользователя по индивидуальным параметрам.
• Удобная поисковая система.
• Наличие десктопной и мобильной версий.

Недостатки:

• Довольно сложная настройка системы.
• Нестабильность соединения при высоких нагрузках.

Стоимость рассчитывается в рамках индивидуальной консультации.

8. Oracle BPM Suite

Oracle BPM Suite – это мощная система управления эффективностью бизнес-процессов, которая состоит из трех функциональных блоков. Она предназначена для автоматизации управления внутренними процессами предприятия, взаимодействия с клиентами, партнерами и контрагентами, а также работы собственных площадок электронной коммерции. Система оптимизирована для коммерческой деятельности, но также подходит для логистики и регламентов персонала на всех уровнях.

Преимущества:

• Множество готовых шаблонов для создания бизнес-процессов.
• Возможность запуска корпоративного портала.
• Интеграция с большинством бизнес-сервисов.

Недостатки:

• Ограниченная функциональность для крупных корпораций.
• Невозможность связывать бизнес-правила в единый процесс.

Стоимость рассчитывается в рамках индивидуальной консультации.

9. Zoho

Индийский сервис, который отличается простотой внедрения и интуитивно понятным интерфейсом. В основном проект ориентирован на потребности ИТ-сферы, но его функциональность подходит и для других предприятий.

В онлайн-сервисе можно легко создать новые модули с помощью шаблонов и готовых решений. За счет гибкости и больших возможностей для адаптации, решение привлекает внимание не только российских, но и зарубежных компаний.

Преимущества:

• Высокая безопасность корпоративных данных.
• Наличие приложения для смартфонов.
• API с технической документацией и пользовательскими инструкциями.

Недостатки:

• Сложности в поиске нужных опций.
• Платная интеграция с некоторыми мессенджерами и социальными сетями.

Стоимость: есть бесплатная демо версия на 15 дней. Стоимость лицензии начинается от 800 рублей в месяц.

10. Metatask

Одна из самых популярных BPM в англоязычном сегменте. С ее помощью можно быстро сформировать нужную бизнес-среду, используя разнообразные инструменты и решения. Сервис представлен в десктопной и мобильной версиях.

Преимущества:

• Широкая функциональность, охватывающая запросы всех сфер бизнеса.
• Удобный интерфейс для смартфонов.
• Наличие интеграции с большинством крупных корпоративных сервисов.

Недостатки:

• Отсутствие русскоязычной версии.

Стоимость: есть бесплатный тестовый период 14 дней, а стоимость лицензии начинается от 500 рублей в месяц (при условии подключения минимум 5 пользователей).

11.  Pyrus

Сервис предназначен для управления всеми рабочими процессами через бизнес-мессенджер, согласование заявок и распределение задач между сотрудниками. В системе есть множество подробных отчетов о проектах, благодаря которым руководители смогут курировать и контролировать работу членов команды.

Преимущества:

• Наличие веб-версии и мобильного приложения для iOS и Android.
• Отечественное решение.
• Элементы CRM-системы и корпоративного портала.

Недостатки:

• Платное резервное копирование базы.
• В бесплатной версии отсутствует система отчетности и аналитики.

Стоимость: есть бесплатная версия с ограниченной функциональностью. Стоимость лицензии начинается от 279 рублей за 1 пользователя в месяц.

12. Monitask

Monitask нельзя назвать полноценной BPM-системой, но без нее управление бизнес-процессами вряд ли будет полноценным. Даже при проработанной стратегии, компании сталкиваются с распространенной проблемой – недостатком контроля за работой сотрудников.

В сочетании Monitask и BPM-система принесут вашей компании более внушительные результаты. Такой подход позволяет минимизировать влияние человеческого фактора, повысить вовлеченность и сократить издержки, которые несет бизнес из-за нерационального распределения рабочего времени.

С помощью сервиса можно в режиме реального времени видеть, чем занимается каждый член команды, насколько он вовлечен в работу и продуктивен. Кроме того, система мониторинга и учета рабочего времени позволяет обеспечить высокий уровень защиты корпоративных данных. А значит, защитить бизнес от большинства внутренних и внешних угроз.

Согласно исследованию Association for Information and Image Management, в котором приняли участие более 500 организаций, использующих BPM-системы, выяснилось, что в 60% случаев компании улучшили производительность труда, в 50% – повысили качество продукта, а в 45% – сократили затраты на бизнес-процессы.

Если вы ищете технологичные решения для оптимизации и автоматизации бизнеса, BPM- система станет одним из лучших способов в короткий срок добиться внушительных результатов. Главное – сделать выбор в пользу подходящего вендора и правильно настроить работу системы под запросы вашей компании.