Онбординг удаленных сотрудников: как помочь новичкам быстрее адаптироваться к работе?

Онбординг – вечная тема, актуальная для любого бизнеса: от индивидуальных предпринимателей до крупнейших корпораций, нанимающих сотрудников. При этом половина российских компаний до сих пор не имеют системы адаптации.

По данным Hays, именно непродуманный онбординг становится причиной увольнения 18% сотрудников. В такой ситуации затраты на найм растут, бизнес несёт дополнительные издержи, а конфликтов в команде становится всё больше.

Если говорить про онбординг удалённых сотрудников, ситуация усложняется. Нет личного контакта, новичок не может влиться в коллектив и быстро достичь нужных показателей эффективности. Как это исправить? В статье команда Monitask собрала проверенные советы, которые помогут запустить онбординг удалённых сотрудников без ошибок, чёрной магии и SMS.

Что такое онбординг?

Онбординг – это система действий со стороны руководителей и сотрудников, направленная на постепенное и комфортное вовлечение новичков в рабочие и социальные процессы на новом рабочем месте.

В последние годы именно адаптация вышла на первый план в борьбе за таланты среди работодателей. Дело в том, что рынок труда испытывает беспрецедентный кадровый голод, а текучесть персонала абсолютно во всех отраслях увеличивается.

Несмотря на трудности, многие компании проводят формальный онбординг. Чаще всего сотруднику кратко рассказывают про его обязанности и оставляют один на один с огромными объёмами информации, незнакомыми коллегами и размытыми задачами.

На самом деле грамотный онбординг – это не просто оформление документов и предоставление рабочего места с минимальными разъяснениями должностной инструкции. А в ситуации с удалёнными сотрудниками, не достаточно провести созвон-знакомство и открыть доступ к онлайн-сервисам.

Чек-лист онбординга удаленных сотрудников

Шаг №1. Проводите пребординг

Отношения специалиста с компанией на самом деле начинаются не в первый рабочий день. Откликаясь на вакансию и приходя на первое собеседование он уже получает опыт коммуникации с HR-брендом, строит предположения, сравнивает ценности и так далее. Поэтому начинать адаптацию необходимо сразу после того, как кандидат принял предложение.

Для этого существует пребординг – предварительное погружение нового сотрудника в рабочие процессы. Что это может быть для удалённых сотрудников?

• Welcome-book в электронном формате, в которой собрана информация о компании, её ценности, миссия, результаты и перспективы. Часто вместе с такой «инструкцией» работодатели собирают стартовый пакет новичка – канцелярские принадлежности, стикеры, а иногда и ноутбук.
• Ознакомительные рассылки: последние новости, статьи из базы знаний о проектах компании, виртуальная организационная структура и не только. Всё это поможет войти в рабочий ритм быстрее и спокойнее, ведь сотрудник с первых дней будет в курсе бизнес-процессов.
• Онлайн-встречи с наставником – более опытным коллегой, который будет помогать новому сотруднику адаптироваться на новом месте. Желательно, чтобы наставник не был прямым руководителем – так новичок будет чувствовать себя спокойнее.
• Знакомство с командой – не забудьте представить нового сотрудника коллегам. Это можно сделать на отдельной планёрке, в корпоративном чате или новостной рассылке.
• Организационные вопросы – их нужно решить заранее. Например, предоставить новичку необходимую технику, настроить доступы ко всем необходимым сервисам, познакомить его с индивидуальным планом развития.

Грамотно организованный пребординг снижает уровень стресса и помогает с первых дней выстраивать прочные личные связи новичка с коллегами. При этом только 27% компаний имеют программы пребординга.

Шаг №2. Организуйте первый день в компании

Если в компанию одновременно пришли несколько новичков, им будет комфортнее проходить период адаптации вместе. Но даже если он один – не бросайте его в одиночестве.

• Закрепите за новобранцем buddy – наставника из числа более опытных коллег, который поможет разобраться в рабочих процессах, узнать больше о коллегах и просто поддержать.
• Отправьте welcome-памятку. В отличие от welcome-book это может быть более короткое послание с приветствием, пожеланиями хорошего дня и небольшой инструкцией о том, как пройдёт первый день и к кому можно обратиться, если возникнут вопросы.
• Проведите онлайн-встречу. Руководители и коллеги могут кратко рассказать о себе – так вы получите эффект личного контакта.
• Обсудите индивидуальный план развития. Это можно сделать в личной беседе, в корпоративном мессенджере или же организовать онбординг с помощью чат-бота. Умные помощники помогают быстро находить информацию, присылают напоминания о задачах и контакты коллег.
• Не перегружайте. В первые дни работы относитесь к новому сотруднику бережно. Если он сразу попадёт в круговорот задач и коммуникаций, это станет дополнительным стрессом.

Шаг №3. Позаботьтесь о первых 3 месяцах в компании

Обычно именно в первые 3 месяца новички сталкиваются со наибольшим стрессом и увольняются. Им нужно одновременно знакомиться с коллегами, изучать бизнес-процессы и корпоративные правила, выполнять рабочие задачи и не только.

Поэтому именно работодатель должен оказать новым сотрудникам поддержку и проявить заинтересованность. Как это сделать?

• Проводите регулярные встречи one-to-one. Получайте обратную связь лично и сразу же обсуждайте, как вы можете помочь в решении возникающих проблем.
• Отслеживайте прогресс. Смотрите, насколько хорошо выполняется план адаптации, корректируйте задачи при необходимости.
• Смотрите, чем занимается новичок. В этом вам поможет сервис для мониторинга рабочего времени сотрудников Monitask. Новичок на удалёнке включает программное обеспечение, которое следит за ресурсами, делает скриншоты, учитывает отработанное время. Прозрачно и мягко система обеспечивает для руководителей и HR функцию «наблюдательного пункта». А значит вы сможете держать руку на пульсе на всех этапах адаптации.

Шаг №4. Проведите Performance Review

По итогам испытательного срока обязательно проводите встречу сотрудника, наставника и руководителя. На ней они смогут обсудить, как прошли 3 месяца адаптации и каких результатов получилось достичь вместе.

Чтобы Perfomance Review стало полезным инструментов, подготовьтесь заранее. За несколько дней до встречи отправьте удалённому сотруднику анкету для оценки онбординга. Он поделится своим мнением, расскажет о сложностях и в будущем вы сможете проводить адаптацию для других специалистов ещё более эффективно.

Чем важна целостная стратегия онбординга?

В первую очередь целостная стратегия онбординга помогает бизнесу быть более эффективным в долгосрочной перспективе. Чем быстрее и комфортнее новые сотрудники войдут в рабочий ритм, тем более высоких показателей продуктивности они достигнут в первые месяцы работы.

Во-вторых, грамотная система адаптации – залог того, что талантливый специалист проникнется корпоративными ценностями и захочет работать вместе с вами долго. Каждый раз, нанимая нового сотрудника, компания вкладывает деньги и время в найм. Причём это не только прямые издержки на поиск – неукомплектованная команда работает с меньшей эффективностью и бизнес теряет деньги на ошибках и сдвинутых сроках.

В-третьих, хороший онбординг работает на бренд работодателя. Обращая внимание на новых сотрудников, вы создаёте базу для того, чтобы вас рекомендовали знакомым.

Автоматизируйте процесс онбординга с помощью HR-Tech

Сегодня качественный онбординг сложно представить без современных технологий. Какими они могут быть?

• Корпоративный портал. Внутренняя платформа компании, где собраны все необходимые инструменты для работы и коммуникаций с коллегами. Здесь новичок может найти любые документы в базе знаний, посмотреть руководителей отделов, увидеть новости и принять участие в активностях компании.
• Система учёта рабочего времени. Такой сервис помогает новым сотрудникам работать более дисциплинировано и не отвлекаться на внерабочие дела.
• Геймификация. За выполнение плана адаптации и других заданий новые сотрудники зарабатывают внутреннюю валюту, попадают на доску почёта и даже могут приобрести мерч компании.

Онбординг – многогранная система, которая позволяет бизнесу не только нанимать, но и удерживать специалистов внутри компании. Грамотный процесс адаптации работает на снижение стресса и помогает новичкам проявить себя в работе без страха и лишних сомнений.

— Команда Monitask