Мультизадачность: как справляться с потоком срочных дел, и нужно ли это сегодня?

За последние 2 года отечественный бизнес столкнулся с самым острым кадровым кризисом за последние 25 лет. Дефицит кадров отмечается абсолютно во всех сферах: от малого бизнеса до крупных промышленных компаний и ритейла. И теперь работодатели вынуждены конкурировать не только за таланты, но и бороться за внимание линейных сотрудников, которых раньше нанимали быстрее, проще и дешевле.

Кто-то разрабатывает wellness-программы, другие повышают зарплаты, а многие концентрируются на развитии многозадачности и тестируют системы внутренней мобильности персонала. Так, в 2023 году спрос на специалистов, которые умеют быстро переключаться и выполнять широкий спектр задач, вырос более чем в 3 раза по сравнению с 2021 годом. Причём эти навыки ценятся даже выше, чем умение работать в команде.

Но так ли хороша мультизадачность, и может ли один сотрудник эффективно выполнять функции сразу нескольких специалистов? Monitask посмотрели на этот вопрос с разных сторон и готовы поделиться выводами, которые помогут работать в условиях многозадачности и не выгорать.

Многозадачность: что это такое и зачем она нужна?

Многозадачность (или мультизадачность) – это умение выполнять несколько задач одновременно или оперативно переключаться между ними, не теряя при этом продуктивность. Этот навык многие люди используют ежедневно, даже не задумываясь. Например, единовременно моют посуду и смотрят сериал или отвечают на сообщение другу и слушают подкаст.

Для большинства из нас мультитаскинг кажется притягательным. Не зря о том, как делать сразу несколько дел, написано множество книг по саморазвитию. На первый взгляд кажется, будто этот навык позволяет экономить время и больше успевать. Однако, мозг устроен немного иначе – в действительности мы можем концентрироваться только на чём-то одном. Следовательно, выполнять несколько действий одинаково хорошо в один момент времени получается у единиц.

Психологи же считают, что мультизадачность может приносить нам больше вреда, чем пользы. Работая в таком интенсивном темпе, мы быстрее устаем, теряем способность концентрироваться на деталях, совершаем ошибки и в конце концов приходим к состоянию эмоционального выгорания. Поэтому в последнее время всё больше людей стремятся к осознанности и сбалансированному распределению нагрузки, не хватаясь за всё и сразу.

Почему появляется многозадачности на рабочем месте: 3 главных причины

Каждый раз переключаясь с одной задачи на другую, мы расходуем энергию. И, при всех минусах и возможных последствиях мультизадачности, на работе ее не всегда получается избегать.

Почему так происходит? Вот несколько наиболее распространенных причин.

Причина №1. Неправильное распределение обязанностей

Зачастую работодатели «сбрасывают» решение разнообразных задач на сотрудников, которые со всем справляются быстрее и легче, чем остальные. Сначала это могут быть мелкие просьбы от руководителей. Потом волну подхватывают коллеги, которым проще спросить у авторитетного специалиста что-то вместо того, чтобы разобраться в вопросе самостоятельно.

Конечно, все мечтают о работнике, который может и пост написать, и сайт сверстать, и годовой отчет подготовить. Кажется, что это упрощает коммуникации и ускоряет работу. К тому же, всегда понятно, кому поручить что-то срочное. Со временем даже самый эффективный сотрудник обнаружит себя в «болоте» из неотложных дел. Как минимум, он начнет ошибаться, в худшем случае – выгорит и уволится.

Причина №2. Многообразие каналов связи

Наверняка каждый замечал, как отвлекает, а иногда и раздражает огромный поток информации в рабочее время. Приходишь на работу с четким списком дел на день, отвлекаешься на сообщение в почте, звонок коллеге, обсуждение проекта в корпоративном чате. И вот рабочий день уже закончился, а список дел так и остался лежать на столе.

Еще одна проблема – социальные сети, на которые сотрудники могут отвлекаться несколько раз в день. Например, вы общаетесь с коллегами в мессенджере. Приходит сообщение, вы заходите ответить и «залипаете» в каналах и чатах с друзьями на несколько часов. Или же чувствуете усталость, решаете прерваться на просмотр видео буквально на пару минут и не можете вовремя оторваться от развлекательного контента.

С одной стороны, современные технологии дают возможность одновременно решать несколько задач и всегда быть на связи. С другой – являются главными «ловушками», воруют время и внимание сотрудников во время работы.

Причина №3. Отсутствие трудовой дисциплины

Низкая трудовая дисциплина и отсутствие инструментов для контроля и мониторинга за работой сотрудников приводят не только к снижению производительности. Если руководство не отслеживает, сколько задач и с какой скоростью выполняют коллеги, то возникает сразу несколько рисков.

Во-первых, пока одни пьют чай, сидят в социальных сетях и откладывают свои рабочие обязанности на потом, другие вынуждены работать в режиме мультизадачности, чтобы всё успеть. Возникает нерациональное распределение обязанностей в команде.

Во-вторых, не всегда понятно, кто из сотрудников приносит бизнесу больше пользы. Как следствие, лидеры по производительности не получают должного признания: премий и бонусов. Со временем их мотивация работать в формате многозадачности падает, ведь зачем делать больше, если этого никто не оценит.

Несколько типичных примеров многозадачности на работе

Хотите протестировать себя на мультизадачность? Собрали несколько самых распространённых примеров такого поведения, которые помогут вам оценить и лучше понять свой стиль работы.

Многозадачность: за и против

Для работодателей многозадачные сотрудники – на вес золота. А, если посмотреть на ситуацию глазами самих работников, это скорее отталкивающее требование, чем что-то позитивное. И в пользу сотрудников здесь есть по-настоящему весомые аргументы.

Продуктивность снижается. Обратите внимание, что даже если вы убираетесь в квартире и слушаете подкаст, то не полностью улавливаете его смысл. Дело в том, что мы просто не можем одинаково концентрироваться на двух делах одновременно. Поэтому, когда вы одновременно говорите с коллегой и пытаетесь написать письмо заказчику, что-то будет даваться сложнее, а может быть не выйдет сделать ничего.

Число ошибок растёт. Согласно исследованиям, люди, которые переключаются между задачами допускают больше ошибок. А ещё – теряют около 40% рабочего времени на выход из одного дела и погружение в другое.

Нарастает напряжение. Представьте, что вы общаетесь с клиентом, оформляете документы и в это же время должны отвлекаться на вопросы коллег. В такой ситуации неминуемо возрастает уровень стресса, появляется раздражительность, внимание «прыгает» между разными задачами. И, как следствие, вы быстрее устаёте, не выполнив качественно большинство запланированных дел.

Как справляться с многозадачностью: 12 ключевых принципов

Помните, что высокую продуктивность при мультизадачности способны показывать только 2,5% людей. Поэтому стоит учиться планированию и осваивать рабочие техники тайм-менеджмента, а не пытаться заставить себя успеть всё и сразу.

Принцип №1. Работайте по плану

Наш мозг всегда стремится к предсказуемости. И лучший помощник в этом – проработанный план действий. Если вы будете двигаться последовательно и закрывать задачи, соблюдая регламент, то вскоре почувствуете себя более продуктивным и бодрым.

Стоит составлять план задач на месяц, неделю и день. Так вы точно ничего не забудете, сможете приоритизировать их по срочности и энергозатратности, а может быть и вовсе отказаться от части дел.

Принцип №2. Ориентируйтесь на главное

«Ешьте слона по кусочкам», но не забывайте, что всегда есть что-то более важное. Эксперты рекомендуют начинать день с небольших дел, чтобы «раскачать» себя. И сразу после приступать к наиболее крупным проектам, требующим усилий. А вечер можно оставить для выполнения рутинных задач, общения и встреч.

Принцип №3. Не теряйте задачи из поля зрения

Невозможно удерживать все задачи в голове. Именно поэтому большинство компаний так активно занимается вопросами автоматизации. Активно внедряются таск-трекеры, системы учета рабочего времени и мониторинга сотрудников, CRM-системы, совместная работа с документами и многое другое.

Например, вместо устной договоренности с дизайнером на реализацию баннеров, поставьте ему задачу в программе. Сервисы напоминают о дедлайнах, помогают отслеживать проект и хранить всю информацию по проекту в одном месте, не теряя задачи из поля зрения.

Принцип №4. Закрывайте списки

Многие люди пишут нереалистично объемные планы на рабочий день, и это не работает. К концу дня большинство задач остаются невыполненными, переезжают на новую страницу ежедневника – а это может тянуться неделями.

Поэтому лучше прописать меньшее количество дел и заранее подумать, сколько времени займет выполнение каждого из них. Так вы сможете завершать каждый день с чувством глубокого удовлетворения от того, что выполнили всё задуманное.

Принцип №5. Не переключайтесь слишком часто

Чем больше вы отвлекаетесь, тем быстрее устаете. Даже, казалось бы, незначительные диалоги с коллегами, звонки и ответы на письма «высасывают» вашу энергию, и рабочий день с самого утра может пойти не по плану.

Помните, что каждый раз, когда вы отвлекаетесь, вам приходится делать усилие. Также происходит и в момент, когда нужно вернуться к решению прошлой задачи и сконцентрироваться.

Принцип №6. Тренируйте концентрацию за одной задаче

Если вы уже давно работаете в режиме мультизадачности, то вам будет непросто длительное время концентрироваться на чём-то одном. Но навык монотонного выполнения одного дела можно довольно быстро вернуть.

К примеру, попробуйте работать по технике Pomodoro. Она заключается в том, что вы 25 минут работаете только над одной задачей и затем делаете перерыв на пятиминутный отдых.

Принцип №7. Прокачивайте мозг

Более продвинутый уровень для тех, кто хочет эффективнее управлять своим вниманием – техники Mindfulness. Это разнообразные упражнения и медитативные практики, направленные на работу с концентрацией посредством дыхания и не только.

Начать можно с пятиминутных медитаций, направленных на расслабление. Отлично работают упражнения для переключения фокуса внимания – посмотреть в окно, понаблюдать за птицами, послушать музыку между задачами. Эти техники позволяют не «нырять в омут с головой», а подготовить себя к новому делу и передохнуть.

Принцип №8. Замечайте «ловушки»

Люди, которые привыкли к многозадачности, часто не замечают, что их отвлекает. Уже в начале рабочего дня они заходят в электронную почту или чаты с клиентами, чтобы «просто посмотреть, сколько писем прислали за выходные». И вот уже обед, а они только закончили отвечать и решать вопросы коллег.

Или же заходят на общую кухню за кофе, где их поджидает кто-то из сотрудников. Он начинает рассказывать, что не может найти нужные файлы на компьютере или принять решение по одной из задач. Отзывчивый коллега принимает решение оказать помощь, ведь это не отнимет много времени. Неожиданно наступает вечер, а собственные задачи и планы остаются лишь словами на странице ежедневника.

Принцип №9. Выгружайте задачи в список дел

Не стоит полагаться на память и перенапрягать мозг. Если во время работы к вам подходит коллега с вопросом, звонит руководитель с поручением или приходит письмо от контрагента – запишите его в планер или внесите в программу новую задачу. Так вы точно ничего не забудете и не броситесь решать те вопросы, которые могут немного подождать, а возможно и отменятся вовсе.

Принцип №10. Учитесь говорить «нет»

Сказать «нет» – это не значит обидеть или проявить себя с плохой стороны. Напротив, умение отстаивать свои личные и профессиональные границы позволяет работать более продуктивно. Кроме того, «нет» – это не всегда отказ.

К примеру, коллега просит вас проверить, как он выполнил задачу, но в данный момент вы заняты решением других вопросов. Вы можете вежливо сказать, что сегодня у вас будет свободное время после обеда и он может подойти с этим вопросом чуть позднее. Так вы действительно уделите время его просьбе и сможете сконцентрироваться на решении задачи полностью.

Принцип №11. Делегируйте

Часто более активным сотрудникам поручают всё больше и больше задач. Ведь они так хорошо и быстро справляются со всеми поручениями. В конце концов всё его рабочее время начинают занимать мелкие задания, чужие проекты и рутинные дела.

Чтобы такого не происходило, делегируйте задачи другим ответственным специалистам. Если вы рядовой сотрудник, не бойтесь прямо говорить о проблемах руководителям – они помогут перераспределить обязанности более эффективно. К тому же, задача любого бизнеса – стремиться к эффективности и прибыли. И никому не выгодны ошибки, выгорание и высокая текучесть персонала, к которой приводит чрезмерная загруженность на работе.

Принцип №12. Позвольте себе скучать

Если вы чувствуете, что энергии начинать новый проект или завершать задачу нет, прервитесь на отдых. Не стоит переключаться на общение в чатах, ответы на письма в почте или написание нового поста в корпоративные социальные сети.

Дайте себе немного времени на то, чтобы просто посмотреть на небо, прогуляться, выпить чашечку кофе или послушать музыку. Возможно вам помогает перезагрузиться медитация, звонок подруге или небольшая зарядка в парке у офиса. Позвольте себе поскучать и полениться. На это вряд ли уйдет много времени, но вы сможете почувствовать в себе новую энергию и продолжить работу более продуктивно и заинтересовано.

Заключение

Многозадачность – это отличный навык, если речь идет о небольших делах, рутине или развлечениях. Однако, она противоречит неизменным принципам работы мозга. Помните, что вы не можете одинаково хорошо выполнять 2-3 дела одновременно. А постоянное переключение внимание со временем приведет вас к раздражительности, усталости и апатии.

Поэтому, лучше внедрять в личную и профессиональную деятельность простые техники осознанности, планирования и тайм-менеджмента, не пытаясь заставить себя успевать всё и даже немного больше.