Могут ли сотрудники обмануть систему учёта рабочего времени?

Автоматизированный учёт рабочего времени сотрудников – залог дисциплины и бесперебойного функционирования любой компании. С переходом на удалёнку и гибридный формат работы, спрос на системы мониторинга сотрудников сильно вырос.

Так, в 2020 году объём рынка СУРВ составил примерно 23 миллиона долларов. Но всего лишь 45% работодателей полностью автоматизировали учёт рабочего времени сотрудников.

Согласно исследованию сервиса HeadHunter, 23% работодателей в России используют технические средства контроля за сотрудниками. При этом спрос на программы для отслеживания рабочих процессов в компании и учёта рабочего времени стабильно растёт. 

Если вы уже используете систему мониторинга сотрудников или только планируете автоматизировать данную сферу бизнеса, то наверняка задавались вопросом: «Может ли человек обмануть программу?». Мы разобрались, какие сервисы для контроля за сотрудниками существуют, какие у них уязвимые места и как выбрать самое надёжное ПО, чтобы спокойно делегировать задачи мониторинга.

7 причин, почему компании используют программы для контроля сотрудников

1. Ведение табеля учёта рабочего времени: фиксация отпусков, отработанных дней, отгулов
2. Определение времени продуктивности и активности сотрудников
3. Анализ наиболее посещаемые ресурсов: сайтов, приложений, программ
4. Расчёт показателей эффективности: продуктивное и непродуктивное время за компьютером
5. Защита конфиденциальной информации от утечек и передачи данных конкурентам
6. Упрощение процесса подготовки отчётности о продуктивности сотрудников.
7. Контроль за фрилансерами и удалённой командой.

Виды систем учёта рабочего времени и их уязвимость

Рассмотрим 7 самых распространённых систем контроля за сотрудниками, а также разберём, какими хитростями пользуются сотрудники для обмана работодателей.

1. Ручной контроль

Традиционный способ, который с каждым годом встречается всё реже. Ответственный сотрудник, администратор или охранник, фиксирует, во сколько пришёл и ушёл каждый сотрудник. Данные он вносит в журнал или таблицу в компьютере.

Уже по описанию понятно, что главная проблема такого подхода – человеческий фактор. Например, ответственный за табель заболел, опоздал сам, решил прикрыть коллегу или просто ошибся – готово, ваш учёт рабочего времени уже ведётся неправильно. Кроме того, ручной контроль может провоцировать бесконечные конфликты, снижать уровень дисциплины и напрягать самого администратора, которому поручено вести учёт.

2. Система контроля и управления доступом (СКУД)

СКУД – довольно затратная система, которая в большинстве случаев состоит из двух элементов: магнитного ключа-карты и «считывателя» – оборудования, установленного на входе в организацию. Часто такое решение выбирают для ресторанов, магазинов, бизнес-центров и так далее.

Когда человек приходит на работу, выходит на обед и уходит домой, он прикладывает магнитный ключ к считывающему устройству. Так он может войти в помещение и «отметиться» в системе учёта рабочего времени.

СКУД – довольно примитивная система, которую просто обойти. Например, передать свою карту коллеге и попросить «фантомно отметиться», умышленно «забыть» или «потерять» ключ и проходить в офис через охранника. В последнем случае руководитель или HR будут вынуждены вносить данные об отработанном времени вручную, что повышает риск ошибок.

Кроме того, СКУД быстро устаревает и нередко ломаются, поэтому компаниям приходится нести издержки на обновление оборудования и выпуск новых карт.

3. Биометрический контроль по отпечатку пальца

Еще недавно вход в помещение по отпечатку пальца казался чем-то нереальным, свойственным только шпионским фильмам. Сегодня этот способ довольно распространён, но также не защищает бизнес от обмана со стороны креативных сотрудников.

Например, в 2022 году японский криптограф Цутому Мацумото разработал руководство, с помощью которого каждый человек может сделать реалистичный слепок пальца в домашних условиях. Для этого ему не понадобится никаких уловок спецагентов, достаточно купить графитовый порошок, суперклей и желатин.

А в 2014 году, на конференции хакеров Chaos Communication Congress, представили слепок-копию отпечатка пальца министра обороны Германии. Он был выполнен по качественным фотоснимкам из открытых источников и на 100% совпадал с оригиналом.

Конечно, кажется, что такие подделки очень трудно выполнить в реальной жизни. Но всё-таки возможно, а значит биометрический контроль сотрудников по отпечатку пальца – не самый надёжный способ учёта.

4. Биометрический контроль по лицу

FaceID – прекрасная защита для личного смартфона, но на предприятии она не всегда настолько надёжна. Даже такую современную систему возможно обойти. Обманщику придётся потрудиться, но в открытых источниках можно найти сразу несколько способов, как ввести в заблуждение биометрический контроль.

Например, можно сделать высококачественную фотографию – сканеры нередко принимают снимки за реального человека. Более дорогой вариант – заказать контактные линзы, которые имитируют рисунок радужной оболочки глаза. Чтобы обмануть видеоконтроль, используют технологию Deep Fake, а для обхода системы, сканирующей лицо, применяют 3D-маски, напечатанные на специальных 3D-принтерах.

В 2018 году журналисты Forbes опубликовали исследование, в котором привели факты о ненадёжности биометрических систем защиты. Эксперимент провели на топовых смартфонах, которые в 80% случаев удавалось разблокировать с помощью 3D-маски.

Все перечисленные выше системы не подходят для мониторинга работы удалённых сотрудников и фрилансеров.

5. Тайм-трекер

Тайм-трекер – это сервис, который сотрудник запускает в начале рабочего дня. Он не только фиксирует отработанное время, но и отслеживает активность команды на протяжении дня. Такие программы довольно распространены в российских компаниях, но их слишком легко обмануть.

Вот 4 наиболее распространённых способа, с помощью которых сотрудники вводят в заблуждение тайм-трекеры:

1. Запускают рабочую программу, которая считается «продуктивной», например, Word. Прикрепляют к мышке детскую игрушку или специальный гаджет, который двигается и создаёт имитацию работы. Также можно положить что-то на клавиатуру, чтобы вызвать нажатие клавиш, и тайм-трекер считает эти действия как активность.
2. Открывают 1С или Excel, минимизируют размер окна программы и наслаждаются фильмом, включенным на фоне.
3. Покупают специальные программы, которые имитируют рабочую деятельность.
4. Подключают к компьютерам удалённый помощник, например, TeamViewer. Когда один сотрудник действительно работает, остальные могут заниматься своими делами, а тайм-трекер будет фиксировать одинаково высокую активность для всех пользователей.

6. GPS-трекер

Если работа сотрудников компании связана с поездками, и они не привязаны к офису, работодатели могут использовать специальные GPS-трекеры. Например, такая система учёта отработанного времени часто применяется для мерчендайзеров, супервайзеров, водителей.

Кажется, что контроль с помощью спутниковой навигации – идеальный вариант. Но и здесь есть свои особенности и слабые точки. Например, человек может установить на смартфон софт  FakeGPS, который будет передавать руководителю нужные координаты, имитируя активную работу и передвижения. Еще более простой способ обмана – принудительный разряд батареи или «поломка» смартфона.

7. Система учёта и мониторинга рабочего времени сотрудников

В отличие от всех перечисленных систем учёта рабочего времени, технологичные сервисы практически невозможно обмануть. Дело в том, что они не только фиксируют отработанное время, но и делают скриншоты экрана во время работы.

При этом сотрудник знает, что за его активностью следят, а значит работает более добросовестно и эффективно. Дальше на примере программы для учёта и мониторинга рабочего времени сотрудников Monitask расскажем про преимущества такого ПО.

Надёжный помощник: 11 полезных фишек сервиса Monitask

1. Делает заданное количество скриншотов рабочего стола в минуту, в зависимости от установленных Вами настроек.
2. Позволяет увидеть, чем занимаются сотрудники в режиме реального времени.
3. Создаёт подробные отчёты о том, какими сайтами, приложениями или программами пользуются члены Вашей команды.
4. Хранит историю пользовательской активности, в которой Вы сможете видеть все действия сотрудников в рабочее время.
5. Учитывает и оценивает продуктивное и непродуктивное рабочее время персонала.
6. Фиксирует только количество нажатий клавиш и перемещений мыши, не записывая конфиденциальные данные.
7. Позволяет задать параметры для отслеживания – Вы сами решаете, какую информацию записывать.
8. Помогает вести максимально точный учёт рабочего времени и оплачивать действительно продуктивную работу, что снижает издержки по фонду оплаты труда.
9. Защищает от утечек данных, копирования и передачи конфиденциальной информации.
10. Даёт возможность отслеживания работы сотрудников на любых устройствах, благодаря удобным десктопной и мобильной версии.
11. Позволяет увеличить продуктивность офисных и удалённых сотрудников на 10-80%, исходя из опыта клиентов Monitask.

5 шагов, как донести пользу СУРВ для сотрудников и избежать обмана

Система учёта рабочего времени – это не про шпионаж и тотальный контроль, но многие сотрудники могут воспринимать нововведения в компании как попытку усложнить работу. Недостаток знаний о ценности системы для бизнеса и каждого члена команды – вот, что провоцирует попытки перехитрить программу. Иногда обман софта – это просто протест, которого можно избежать, если правильно презентовать систему коллективу и дать подробные разъяснения.

1. Проведите собрание и презентуйте преимущества софта

Новое всегда вызывает подозрения и страх, поэтому честно поговорите с командой. Объясните, что Monitask – это не шпионская технология, а экологичный и понятный инструмент, который упростит рутинные процессы и сделает работу в коллективе более удобной и прозрачной.

2. Снизьте градус беспокойства

Не стоит «нырять в омут с головой» сразу после внедрения новой технологии. Расскажите коллегам, что первое время вы протестируете софт, оцените основные бизнес-показатели и возможности. Например, сможете увидеть, кто из сотрудников перегружен, а кому нужна помощь или дополнительное обучение для более продуктивной работы.

Не стоит сразу вводить санкции и штрафы за нарушения рабочего распорядка, которые вы, конечно, зафиксируете. Для начала направьте фокус внимание на улучшение процессов, распределение нагрузки, развитие инструментов планирования и так далее.

3. Ведите документацию

Обязательно подпишите с сотрудниками все необходимые документы, которые

защищают персональные данные. Так Вы покажете, что их личная информация в безопасности.

4. Не делайте резких движений

Первые пару недель после внедрения новой системы просто собирайте информацию и наблюдайте. Ваши сотрудники должны привыкнуть и понять, что софт не несёт угрозы. Также вы можете добавить элемент игры – мотивировать людей улучшать личную эффективность, проводить самомониторинг, сверяясь с программой. Например, кому-то СУРВ может помочь избавиться от интернет-зависимости и показать, какое количество времени человек проводит в соцсетях.

5. Проводите оценку мнений

Когда сотрудники привыкнут к системе, спросите, что им нравится и не нравится в программе для учёта рабочего времени. Постарайтесь закрыть возникающие возражения или решить проблемы, которые окажутся объективными.

Если вы планируете оптимизировать рабочие процессы, повысить дисциплину и продуктивность коллектива, а также защитить бизнес от утечек информации – обратите внимание на надёжный сервис Monitask.

Современное решение позволит Вам делегировать рутинные задачи, получать максимально полную отчётность в пару кликов и быть в курсе всех действий вашей команды честно и без ошибок.