Что такое суммированный учет рабочего времени?
Суммированный учет рабочего времени сотрудников нередко вызывает у специалистов кадровой службы и бухгалтерии множество вопросов. Сложности возникают в момент определения подходящего графика работы, начисления денежного вознаграждения за работу сверх нормы, праздники, выходные и дни командировок.
Команда Monitask разобралась, какие бывают виды учета рабочего времени, когда работодателю нужно переходить на суммированный учет и как правильно оформить переход, что соблюдать трудовое законодательство и начислять верные суммы выплат. Обо всем подробно и доступно расскажем в статье.
Режим рабочего времени: определение и виды
Понятия режим рабочего времени и суммированный учет нередко путают. Режим рабочего времени регулируется статьей 100 Трудового кодекса Российской Федерации. Он закрепляется работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка или других локально-нормативных правовых актах, в случаях, когда компания и работник договорились об отличном от основного режиме рабочего времени.
Работодатель обязан документально зафиксировать следующие правила:
- Продолжительность рабочей недели. Возможные варианты: пятидневная с двумя выходными, шестидневная с одним выходным, неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя.
- Работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.
- Продолжительность одной ежедневной смены, включая неполный рабочий день.
- Время начала и завершения рабочего дня.
- Время на перерывы.
- Количество смен за одни сутки.
- График чередования рабочих и выходных дней, которые должны устанавливаться правилами трудового распорядка, основанного на действующем трудовом законодательстве и другими нормативными правовыми актами.
В отличие от режима рабочего времени, суммированный учет подразумевает способ ведения учета фактически отработанного сотрудником времени. Для этой цели руководители, специалисты кадровой службы или сами работники должны честно фиксировать отработанные смены.
Если раньше учет подразумевал ручное составление табелей или внесение нужной информации в таблицу, то сегодня компании автоматизируют этот процесс с помощью специальных систем учета и мониторинга рабочего времени сотрудников. Так, Monitask позволяет сделать учет технологичным, снять лишнюю нагрузку с ответственных лиц и избежать обмана и ошибок.
Остановимся подробнее на режимах рабочего времени, которые требуют вести суммированный учет.
Гибкий график
Единственный режим работы, при котором работодатель не обязан прописывать продолжительность ежедневной работы, время начала и завершения рабочего дня. Он регулируется статьей 102 ТК РФ и подразумевает, что длительность рабочего дня, а также его начало и конец определяется соглашением между работодателем и сотрудником. Работодатель только гарантирует, что работнику будет предоставлена работа на определенное количество часов в конкретный учетный период: день, неделю, месяц и так далее.
В таком случае количество и даты выходных и рабочих дней устанавливаются правилами трудового распорядка. При этом ни работодатель, ни сотрудник не могут менять график работы в одностороннем порядке.
В Трудовом кодексе не указано, что гибкий график требует ведения суммированного учета рабочего времени. Однако, само по себе понятие гибкого режима работы подразумевает именно такой учет.
Сменный график
Важно понимать, что сменная работа и рабочая неделя с предоставлением выходных по скользящему графику – это совершенно разные понятия. Сменный график – это работа в 2, 3 или 4 смены, которую можно ввести только в случаях, когда длительность производственного процесса выше, чем допустимая продолжительность ежедневной работы. Также сменный режим можно применять, чтобы более эффективно использовать оборудование, увеличить объем изготавливаемой продукции или нарастить количество услуг.
Главное правило сменной работы – сменяемость сотрудников. Например, одна смена или бригада регулярно сменяет другую. Работодатель обязан знакомить сотрудников с графиком их смен не менее, чем за 1 месяц до начала его действия. Причем обязать работать в течение двух смен подряд нельзя.
Виды учета рабочего времени
Чтобы понять разницу между суммированным учетом рабочего времени и другими способами учета, важно понимать, чем они отличаются в зависимости от специфики работы. Основная задача каждого вида учета рабочего времени заключается в том, чтобы обеспечить сотрудникам нормальную длительность рабочей недели и других периодов (месяца или года).
Согласно статье 91 ТК РФ, норма рабочего времени в неделю составляет 40 часов. Поэтому отработанное время могут учитывать поденно, понедельно или же суммировано.
Поденный учет. Ежедневные смены длятся одинаково. Самый распространенный вариант – 8-часовая рабочая смена при пятидневной рабочей неделе. Если сотрудник работал дольше, это время будет считаться сверхурочным. Даже если в один день работник закончил раньше, а на другой день задержался и возместил разницу.
Понедельный учет. В этом случае значение имеет соблюдение продолжительности рабочего времени в рамках одной недели. Например, в один день сотрудник отработал 10 часов, в другой 5 и так далее. Главное – набрать 40 отработанных часов в неделю. Для некоторых категорий работников устанавливается короткая рабочая неделя. Такой учет применяют при гибком и сменном режимах работы.
Суммированный учет. Регулируется статьей 104 ТК РФ и подразумевает, что у работодателя есть производственная необходимость привлекать сотрудников к работе. Например, если в компании есть вахтовый метод работы, гибкий график, многосменный режим или необходимость в работе круглосуточно. Данный вид учета можно вводить для всех сотрудников или выборочно, а также в случаях, когда необходимо выполнить некоторые виды работ.
Случаи, когда нужен суммированный учет рабочего времени
Согласно статье 91 ТК РФ, рабочая неделя ограничена 40 часами. Для трех групп работников она еще меньше. Это касается:
- Работников младше 16 лет – до 24 часов
- Сотрудников в возрасте от 16 до 18 лет, инвалидов I и II групп – до 35 часов
- Работников, занятых на вредных работах (имеющих 3 или 4 класс условий труда) – до 36 часов
Компания может применять суммированный учет рабочего времени только в трех случаях:
- При вахтовом методе, согласно статье 300 ТК РФ
- При сменном характере работы, согласно статье 103 ТК РФ
- При гибком графике работы, согласно статье 102 ТК РФ
Зачастую работодатели пытаются сэкономить на оплате труда, применяя суммированный учет рабочего времени. Но такой подход нарушает трудовое законодательство – в случае проверки трудовой инспектор определит это как нарушение. Например, бухгалтер сдает годовой отчет и задерживается на работе, а работодатель решает применить суммированный учет вместо оплаты переработки.
Чтобы вести суммированный учет рабочего времени, необходимо определить учетный период. Согласно статье 104 ТК РФ он может быть от 1 месяца до 1 года, а для работников, занятых на вредном производстве – не более 3 месяцев. Увеличить этот срок можно, приняв отраслевое соглашение или коллективный договор. Это может потребоваться в ситуации сезонных работ или технологических особенностей производственного процесса.
Как правильно оформить переход на суммированный учет рабочего времени
Чтобы перейти на суммированный учет рабочего времени, недостаточно просто за 1 день выпустить приказ генерального директора. Процесс потребует от вас времени и грамотной подготовки всех необходимых документов.
- Узнайте правила, прописанные в соответствующем отраслевом соглашении. Посмотреть полный перечень можно на сайте Министерства труда в разделе «Документы». В случае, если вы не нашли нужного отраслевого соглашения, руководствуйтесь статьей 104 ТК РФ.
- Установите учетный период в коллективном договоре. Это особенно важно в случае с оформлением режима работы сотрудников, занятых на вредном производстве.
- Определите систему оплаты труда – по часовой тарифной ставке или по окладу.
- Узнайте норму рабочего времени для всех категорий сотрудников, включая «вредников», работников в возрасте до 18 лет или имеющих инвалидность.
- Подготовьте график смен или вахт на предстоящий учетный период. Если сотрудники работают по гибкому графику, составьте дополнительные соглашения к их трудовым договорам.
Допустим, вы переходите на суммированный учет с нормального режима рабочего времени. Тогда вам потребуется внести изменения в 3 вида документов:
- Коллективный договор. Пропишите в нем учетный период для «вредников», если он превышает 3 месяца, графики смен в соответствии со статьей 103 ТК РФ, системы оплаты труда. Все изменения, которые вносятся в коллективный договор, регулируются статьей 44 ТК РФ и требуют участия профсоюзной организации.
- Правила внутреннего трудового распорядка. В них необходимо указать, для кого вводится суммированный учет рабочего времени – для всех сотрудников или отдельных категорий. Вы можете прописать все аспекты в правилах внутреннего трудового распорядка или оформить отдельное положение, ссылаясь на ПВТР. Любые изменения в ПВТР можно внести, учитывая мотивированное мнение профсоюзной организации, согласно статье 372 ТК РФ.
- Трудовые договоры. Любые изменения в условиях оплаты и режимах рабочего времени необходимо отражать в трудовом договоре, согласно статье 57 ТК РФ. Необходимо предупредить сотрудников об этих изменениях не менее, чем за 2 месяца до заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.
Суммированный учет рабочего времени в 2023 году: как вести и как оплачивается
Как определить норму рабочего времени
Если при пятидневной рабочей недели сотрудник трудится по 8 часов в день, в неделю он отрабатывает положенные 40 часов. В случае суммированного учета, потребуется заранее определять нормы рабочего времени в каждый месяц и учетный период полностью. Такой подход предназначен для выплаты справедливой оплаты труда.
Приказом Минздавсоцразвития Российской Федерации от 13 августа 2009 года №588н установлена формула для расчета нормы рабочего времени (НРВ) при фиксированном учете с периодом 1 месяц.
НРВмесяц = НПчас х РДмесяц – ПДчас
НПчас = РНтк / 5 дней
Где:
- НРВмесяц – норма рабочего времени в месяц
- НПчас – нормальная продолжительность рабочего дня в часах
- РДмесяц – число рабочих дней в месяце, согласно производственному календарю
- ПДчас – сокращение количества рабочих часов в предпраздничные дни
- РНтк – длительность рабочей недели для категории работника, согласно ТК РФ
Норма рабочего времени за квартал и год рассчитывается аналогичным образом. В основе расчета – производственный календарь по пятидневной рабочей неделе.
Рассмотрим формулу расчета нормы рабочего времени на примере. Допустим, супермаркет работает каждый день с 7 утра до 8 вечера, поэтому в нем применяется суммированный учет рабочего времени. За учетный период принят 1 месяц.
В июле 2023 года 21 рабочий день, согласно производственному календарю. Нет предпраздничных сокращенных дней. Кассир Александрова А.А. не имеет никаких льгот для сокращения продолжительности рабочего времени. Таким образом, она должна отработать 21 день х (40 часов / 5 дней) = 168 часов.
Руководитель супермаркета устанавливает, что длительность одной смены кассира – 12 часов. Соответственно, в июле 2023 года Александрова А.А. должна будет отработать 168 часов / 12 часов в день = 14 дней.
Можно предположить, что ее смены выпадут на две субботы – 15 и 29 июля, но эти дни работодатель оплатить как нормальную работу, а не выход на работу в выходные дни. При этом 168 часов – нормальная продолжительность рабочего времени в июле 2023 года, согласно производственному календарю. Если бы кассир Александрова А.А. вышла бы на еще одну смену, работодатель должен был бы оплатить 12 часов переработки как сверхурочную работу.
Правила оплаты сверхурочной работы
Оплата сверхурочной работы определяется статьей 152 ТК РФ и оплачивается не менее, чем в полуторном размере за первые 2 часа, а далее – в двойном. Проблема заключается в том, что в ТК нет определения, из чего рассчитывать оплату сверхурочной работы. А еще не понятно, как действовать при окладной и тарифной оплате труда.
Если работник на окладе получает 20 000 рублей. Эту сумму он гарантировано получает от работодателя, а остальную оплату за сверхурочную работу – только после завершения учетного периода.
Рассмотрим эту ситуацию на примере. За работу в апреле, мае и июне работник получил по 20 000 рублей за каждый отработанный месяц. За этот учетный период он сверхурочно работал 10 часов. Его часовая ставка – 100 рублей.
Соответственно, он получит:
- 2 часа х 1,5 х 100 рублей = 300 рублей
- 8 часов х 2 х 100 рублей = 1 600 рублей
Итого: 1 900 рублей.
Важно отметить, что специалисты Роструда рекомендуют устанавливать тарифную систему оплаты при суммированном учете рабочего времени. Но что делать, если у специалиста установлен оклад или месячная тарифная ставка? Есть несколько вариантов развития событий.
Способ №1. Поделить оклад на количество рабочих часов в месяце, в котором сотрудник выполнял работу сверхурочно.
Способ №2. Разделить оклад на среднемесячное количество часов в году.
Способ №3. Взять сумму окладов, начисленных за учетный период, и разделить ее на норму рабочего времени, согласно графику сотрудника, за учетный период в месяцах.
Способ №4. Определить полную зарплату, включая все доплаты и надбавки, и разделить на один из вариантов, перечисленных выше. При этом Верховный суд Российской Федерации считает, что достаточно учитывать только оклад.
Правила оплаты праздничных и выходных дней
Случается, что рабочий день специалиста совпадает с нерабочим праздничным днем. Тогда в табеле рабочего времени нужно проставить код «РВ». В таком случае работодатель обязан оплатить этот день в повышенном размере, согласно статье 153 ТК РФ.
В соответствии с рекомендациями Роструда от 2 июня 2014 года работу в праздничные дни при суммированном учете рабочего времени нужно включать в месячную норму рабочего времени. Если же сотрудник выходил на работу в свой выходной или нерабочий праздничный день, и это время было за рамками установленной ему месячной нормы, то он имеет право взять другой выходной день в счет отработанного или получить повышенную оплату своего труда.
Правила оплаты командировок
В случае, когда сотрудник находился в командировке в течение отчетного периода, его норму рабочего времени необходимо сократить. Согласно стандартным правилам, норму уменьшают и во время больничного или отпуска. Но командировка – это другой момент, ведь специалист продолжает выполнять свои обязанности, не находясь на рабочем месте.
При этом, командировку не нужно включать в расчет фактически отработанного времени для его сравнения с нормой. Так происходит потому, что во время командировки сотрудник получает оплату в размере среднего заработка, но не получает зарплату.
Тонкостей в суммированном учете рабочего времени довольно много. Основная сложность – не запутаться в расчетах и не допускать ошибок при составлении табеля отработанного времени. Чтобы снять такую нагрузку с ответственных лиц, можно передать функцию контроля и сбора данных сервису Monitask.
Это простое действие сэкономит вашему бизнесу не только временные, но и финансовые ресурсы. Автоматизированный процесс контроля и учета рабочего времени – самая надежная защита от ошибок и последствий в виде штрафных санкций от проверяющих органов.
