14 consejos para determinar si sus empleados remotos son productivos

¿Cómo podemos saber si nuestros empleados remotos están trabajando? Es una pregunta que lleva años rondando por la cabeza de los empresarios y a la que hoy intentaremos dar respuesta.

Es imposible entrar en las oficinas y echar un vistazo, como se hacía antes. Por eso debemos adaptar nuestros métodos y por suerte hay varias formas de seguir el progreso de los empleados remotos para asegurarnos de que están siendo productivos.

Esta entrada del blog explica cómo comprobar si sus empleados remotos están trabajando y cómo mitigar los riesgos. Puede utilizar estos 14 consejos para ayudar a su equipo a trabajar de manera efectiva y producir mejores resultados.

Definición de trabajo a distancia

El trabajo a distancia es una modalidad laboral en la que los empleados no tienen que estar físicamente presentes en la oficina. Estos pueden trabajar desde casa o cualquier lugar del mundo con conexión a Internet.

Consejos para los trabajadores remotos

Trabajar a distancia puede ser una forma estupenda de salir de la oficina y evitar distracciones, pero mantenerse productivo también puede ser un desafío. 

Las fronteras entre tu trabajo y tu vida pueden borrarse, lo que hace que muchos trabajadores se sientan cada vez más solos y aislados y trabajen más horas . 

Sumado a eso, la falta de interacción en directo con los compañeros de trabajo puede ser una fuente de estrés, especialmente para los más extrovertidos que necesitan del contacto social. 

Los empleados también pueden desmotivarse cuando se mezclan problemas personales con los conflictos laborales.

Vamos a enumerar una serie de consejos para los trabajadores remotos que estén interesados en ser productivos: 

Crea un espacio de trabajo exclusivo en tu casa

Tener un espacio o área de trabajo te ayudará a no distraerte con las tareas domésticas u otras tareas del hogar. Es importante que en ese lugar estén todas las herramientas necesarias que te permitan poder completar tus tareas.

Establece un horario de trabajo regular

Fijar un horario de trabajo te ayudará a mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal. Tanto el espacio físico como el espacio temporal deben mantener un orden.

Tómese descansos

Intenta mover el cuerpo y respirar aire fresco cuando estés trabajando. 

Hacer algún tipo de ejercicio, estirar o solo moverte mientras descansas te ayudará a mantener la concentración y evitar el agotamiento. Asegúrate de desconectar del trabajo al final del día para poder relajarte y recargar las energías.

Tip: En China muchos empleados tienen la costumbre de caminar al menos 100 pasos durante sus descansos, como forma de relajación.

Los empresarios pueden utilizar un software de control de empleados remotos para asegurarse de que éstos están trabajando. Este software permite a los empresarios hacer un seguimiento de la actividad de los empleados, incluido el uso del ordenador, aplicaciones, el correo electrónico y la navegación por Internet.

Además, se pueden configurar alertas que avisen si un empleado está inactivo durante un tiempo. Los empresarios también pueden utilizar equipos remotos para monitorear a los trabajadores y proporcionarles la ayuda que necesiten.

Utilizando estas estrategias podemos supervisar eficazmente a los empleados remotos y asegurarnos de que son productivos.

#1 Comprobar el estado del correo electrónico y el teléfono

Se puede comprobar el estado del correo electrónico y del teléfono para ver si todo el mundo está trabajando como se esperaba. Los jefes deben ser notificados inmediatamente de cualquier problema para poder solucionarlo lo antes posible. 

Una buena comunicación también permite a los empleados plantear preocupaciones y sugerencias sobre su trabajo. 

Este tipo de comunicación permite un mejor entorno de trabajo y una resolución más rápida de los inconvenientes que puedan surgir.

#2 Utilizar herramientas de escritorio remoto

Las herramientas de escritorio remoto son una forma estupenda de vigilar una computadora desde cualquier parte del mundo. Puede utilizarlas para consultar el correo electrónico y el estado del teléfono, hacer capturas de pantalla, ver archivos y mucho más.

También facilitan el acceso a tu lugar de trabajo desde ubicaciones remotas, tanto si estás en casa como en el trabajo.

#3 Comprobación de eventos del calendario

Hacer un seguimiento de tus empleados remotos puede ser todo un reto, especialmente si trabajan desde zonas horarias diferentes. 

Para facilitar las cosas, comprueba los eventos de su calendario en el sitio web o la aplicación de la empresa. 

Si se produce algún cambio en su calendario, debes notificarlo lo antes posible para que no falten al trabajo por ausencias imprevistas. 

Además, añade los calendarios de todos tus empleados para estar siempre al tanto de su ubicación. La forma más rápida de comprobar si tus empleados remotos están trabajando es comprobar los eventos de sus calendarios.

#4 Chequear el horario de oficina

Es importante hacer un seguimiento de las horas de sus empleados remotos para no molestar demasiado. Los empresarios pueden hacerlo utilizando un software de seguimiento o vigilando sus espacios de trabajo. 

Disciplinar a los empleados puede ser necesario si incumplen constantemente las horas de oficina. Deje claro lo que se espera de ellos cuando trabajan a distancia y asegúrese de fijar un horario de oficina razonable para evitar malentendidos. 

Por último, asegúrese de que sus empleados remotos sepan que no pueden consultar las redes sociales, navegar por Internet o ver la televisión mientras trabajan.

#5 Verificar su asistencia en línea

Es crucial controlar la asistencia y el rendimiento del empleado, por ejemplo, comprobando sus horas de trabajo, ajustando los horarios de oficina, emitiendo reportes diarios de trabajo, revisando los registros de asistencia en línea, etc. 

Si hay alguna preocupación sobre un empleado en particular, lo mejor es abordarla lo antes posible. 

Por ejemplo, si el empleado parece estar excesivamente ausente, entonces es posible que usted deba asignarle otro horario de trabajo o incluso despedirlo.

#6 Controlar las horas del empleado por teléfono u ordenador

Hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. Sin embargo, varias opciones de software hacen que el seguimiento de los horarios de trabajo sea más sencillo y eficiente. 

Por ejemplo, el software de seguimiento telefónico puede controlar los horarios de trabajo de los empleados en tiempo real. El software le da una visión general de su ubicación en un momento dado y ayuda a gestionar eficazmente las cargas de trabajo. 

Otra posibilidad es introducir los datos de las horas de los empleados en un ordenador o programa informático para su posterior análisis. 

La dirección necesita llevar un registro preciso de las horas de los empleados. De este modo, disponen de toda la información necesaria para evaluar la productividad de los trabajadores y gestionar cualquier situación imprevista que pueda aparecer.

#7 Comprobar las redes sociales

Es importante saber que sus empleados remotos están trabajando; controlar sus perfiles en las redes sociales puede ayudarle a hacer un seguimiento de esto. 

Busque el tiempo de publicación (horas y fecha) en el que han estado activos en línea. Si hay algún problema, tome medidas poniéndose en contacto directamente con el empleado a través de las redes sociales o por correo electrónico. 

Además, compare las fechas de estas publicaciones con las que se supone que han trabajado y anote cualquier discrepancia. De este modo, puede tomar las medidas oportunas para asegurarse de que están trabajando y no simplemente tomándose un descanso.

Es importante controlar la actividad de los empleados en las redes sociales para garantizar el cumplimiento de las políticas y normativas de la empresa. 

#8 Verificar el software de gestión de tareas

Hacer un seguimiento de la productividad de los empleados es esencial para garantizar la finalización puntual de las tareas y la entrega a tiempo de los productos. Una solución para ello es utilizar un software de gestión de tareas. 

Este software le ayuda a controlar el tiempo dedicado a las tareas, las comparaciones entre empleados y el seguimiento del historial laboral. Mediante el uso de notificaciones por correo electrónico, puede mantenerse al día sobre su progreso y garantizar la finalización puntual de las tareas. 

Además, para comprobar si sus empleados remotos están trabajando, utilice un software de gestión de tareas como Asana o Trello. Este software le ayudará a hacer un seguimiento del historial de trabajo, asignar tareas y supervisar el progreso.

#9 Control del tiempo

El seguimiento del tiempo es una herramienta adecuada para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Utilizando un software de gestión de tareas, se puede realizar un seguimiento del tiempo y monitorear su trabajo en tareas específicas. 

El empresario puede utilizar esta información para mejorar el trabajo en equipo y gestionar proyectos y plazos de finalización.

#10 Chequear las salas de chat y foros de la empresa

Una forma es enviar un rápido ping o correo electrónico para ver si algo ha cambiado desde su última actualización. Si no ve ninguna actividad por su parte, lo más probable es que no estén conectados y trabajando. 

Si estos métodos fallan, puede que tenga que llamarlos al trabajo para una reunión e informarse mejor de la situación. 

No se preocupe, controlar a sus empleados remotos no es tan difícil como parece. Sólo asegúrese de revisar las salas de chat y foros de la empresa con regularidad para asegurarse de que todo está funcionando sin problemas.

#11 Comprobar los canales de Slack

Es esencial asegurarse de que sus empleados remotos trabajan según lo previsto. Una forma de hacerlo es comprobando sus canales de Slack. 

Esta plataforma de mensajería puede ser una excelente forma de realizar un seguimiento del estado y el rendimiento de los empleados. Si no hay respuesta en el canal de Slack del empleado remoto, podría indicar que no está trabajando en ese momento. 

Es posible que desee ponerse en contacto con ellos por teléfono o correo electrónico. 

Programe revisiones periódicas del trabajo con un gerente o un representante de Recursos Humanos para asegurarse de que el empleado trabaja desde casa. 

Tenga en cuenta que si no hay respuesta por los canales o el correo electrónico, puede que sea el momento de investigar la situación más a fondo y tomar las medidas necesarias.

Otra forma de supervisar el rendimiento de los empleados es controlar sus marcas de tiempo. Comprobar esto ayudará a asegurar que el trabajo se hace dentro de los plazos estipulados y sin ningún problema.

#12 Buscar informes publicados

Además de utilizar informes publicados, establezca directrices de comunicación claras y concisas. Estas ayudan a los miembros del equipo a saber qué hacer para comunicarse eficazmente. 

Utilice esta información para determinar si sus empleados trabajan desde casa o a distancia. Si no lo hacen, tome medidas para corregir la situación. 

Por ejemplo, asegúrese de que las políticas de trabajo desde casa se aplican correctamente y considere los acuerdos de trabajo a distancia sólo si son realmente necesarios. 

#13 Verificar el software de seguimiento del tiempo

Asegúrese de encontrar el software adecuado para su empresa y seleccione una opción que se adapte a sus necesidades y presupuesto. Una vez que se haya decidido, configure un temporizador y registre las actividades de los empleados. 

Revise esos datos para asegurarse de que son precisos e identifique cualquier problema que requiera atención. Las opciones de software de control del tiempo incluyen:

• Software de escritorio 
• Software en línea 
• Software que funciona con teléfonos inteligentes

#14 Envío de notificaciones push

Asegúrese de que las alertas funcionan comprobando su configuración. De ese modo sabrá que sus empleados remotos trabajan y reciben las notificaciones adecuadas. 

Para enviar notificaciones push, debe registrar los dispositivos de sus trabajadores y asegurarse de que tienen la app instalada. 

Por último, asegúrese de que sus empleados remotos conocen la importancia de las notificaciones push y tienen la aplicación instalada en sus dispositivos. De este modo, siempre trabajarán en sincronía con el resto del equipo.

Política de trabajo a distancia

Una política de trabajo a distancia puede ser una forma ideal de promover la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. 

Sin embargo, es importante garantizar que la política sea justa y funcione para todos. Vamos a enumerar algunas cosas que hay que tener en cuenta al crearla:

Definir la función laboral de los trabajadores remotos

Considere los tipos de trabajo que los empleados pueden realizar a distancia. Saber qué se puede y qué no se puede hacer desde casa es fundamental para mantener un orden. 

Al comprender los distintos riesgos asociados al trabajo a distancia, podrá tomar la decisión correcta sobre si hacerlo o no.

Expectativas claras

Establezca expectativas y directrices claras para los trabajadores a distancia. Por ejemplo, ¿con qué frecuencia deben ponerse en contacto con su supervisor? 

Utiliza métodos de comunicación que sean eficaces para la situación. Algunos métodos que pueden ser eficaces son el debate, la lluvia de ideas y el trabajo en grupo.

Solicitar tiempo libre

Asegúrese de que existe un proceso para que los trabajadores remotos soliciten tiempo libre o realicen otros cambios en su horario. La flexibilidad es una herramienta que evita confusiones y frustraciones en el futuro.

Teniendo en cuenta estos factores, se puede crear una política de trabajo a distancia que funcione bien para los empleados y los empresarios.

¿Cómo comunicarse eficazmente con los empleados remotos?

Empresarios y empleados deben tener claro lo que se espera unos de otros. De este modo, todos saben lo que tienen que hacer y no hay malentendidos. Un manual del empleado a distancia puede ayudar en este sentido, al igual que las reuniones periódicas con los jefes o directivos.

Los empresarios también deben asegurarse de que disponen de las herramientas adecuadas para ayudar a los empleados remotos a mantenerse conectados y productivos. Una herramienta de seguimiento de empleados remotos puede ayudar en este sentido, así como una aplicación de chat o videoconferencia.

La comunicación fluida y los controles regulares son fundamentales para que los empresarios puedan asegurarse de que sus empleados remotos trabajan con eficacia.

Conclusión

Evalúe a su equipo y sus necesidades individuales y empiece a ajustar las cosas hasta que encuentre lo que funciona mejor para todos. Y no olvide recordar la importancia de la comunicación y la colaboración.

Los empleados remotos tendrán éxito si tienen a su alcance las herramientas que necesitan para mantenerse conectados contigo y con los miembros de su equipo. 

Con estos esfuerzos, puedes crear un entorno de trabajo remoto que sea ¡productivo y agradable para todos los implicados!

– El equipo de Monitask